安义县城市建设投资发展集团有限公司
工作调度汇报机制
为规范集团的工作安排、汇报制度和加强集团内部事务的管理,避免人浮于事、责权混乱,提高员工的工作效率和集团的营运管理,特制订本工作调度汇报机制。
一、适用范围
集团各部门、各子公司
二、工作原则
(一)层级负责原则。集团实行纵向垂直领导,横向相互沟通、配合支援的管理方式。并贯彻统一指挥的原则,每一位员工只有一个直属领导,一级管一级,一级抓一级,一级对一级负责。
(二)民主集中原则。集团各部门(子公司)要注意保护好、发挥好员工的积极性,维护员工的合法权益,接受和采纳员工提出的合理意见和建议。
(三)分工协作原则。工作分配时,要从实际情况出发定目标、定任务、定标准。集团干部员工之间既要分工明确,又要互相沟通、协作,以达成任务的圆满完成。
三、工作流程
(一)调度机制
1.本岗位的任务指令对象为直属下级,直接汇报人为直属上一级领导。
2.原则上各部门(子公司)负责人应该将上级领导布置的日程或任务下发给自己的直属下级,再由直属下级分配给员工,领导原则上不得越级下达指令,否则由此导致的分配工作不能按时完成,由越级下达指令的领导承担全部责任。
3.全体干部员工应按照程序办事,禁止无故越级空投指令或请示、汇报。如遇紧急情况应先请示直属上级领导同意后,可越级下发指令,但由此产生不良后果,应由同意下发指令的领导与下发指令的部门(子公司)负责人承担,而被越级的直接责任部门(子公司)负责人不承担任何责任。
4.有特殊情况需越级分配工作的上级领导,需告知直接下属部门(子公司)负责人,有特殊情况需越级请示、汇报,应先征得直属领导的同意,否则由此产生的不良后果由相应责任人承担全部责任。
(二)汇报机制
1.逐级汇报
(1)自下而上的工作汇报机制,即“逐级汇报”制:各部门(子公司)员工向部门(子公司)负责人汇报,各部门(子公司)负责人向集团分管领导汇报,集团分管领导应向集团董事长、总经理汇报,集团董事长、总经理应向集团党委第一书记汇报。领导交办事项,办理完成当天及时汇报进度,当天未完成的,及时反馈存在的问题及解决办法。
(2)根据“逐级汇报”制,相关管理人员应负责对工作汇报进行审核,对工作中出现的问题要及时纠正和指导,对延迟的工作任务要严加督促,对于所有下属主管或员工提出的建议或意见实行8小时反馈机制。如8小时之内没有反馈,员工和下属有权越级反映,被越级反映的主管和领导将被纳入考核。
2.定时汇报
各部门(子公司)内部员工应定期或不定期向部门(子公司)负责人书面或口头汇报工作;各部门(子公司)负责人原则上一周至少向集团分管领导汇报一次工作进展;各部门(子公司)集团分管领导原则上一周至少向集团董事长、总经理汇报一次工作进展;集团董事长、总经理原则上一周至少向集团党委第一书记汇报一次工作进展。
3.特殊汇报
(1)各部门(子公司)分管领导在接到下级工作汇报时,应该有批示意见和建议,如果觉得不满意或不完善的,应该退回让相应责任人重新处理,满意批示签字后再汇报上一级领导。
(2)各部门(子公司)负责人在工作中须建立工作安排审批意见和工作审核机制,通过批注提出自己的意见和建议,实现工作过程控制,帮助上级领导随时掌握日常工作进展情况。对于员工发起的比较好的工作意见,应仔细考虑加入自己的意见后上报并纳入正式工作管理当中。
(3)当下属人员认为直接领导的决策有重大失误,或者因直接冲突无法有效沟通,判断将会对工作带来严重不良后果时,为保证工作的实施,挽回不必要的损失,可以越级反映或汇报,并提出个人的合理化建议及意见。
(三)协调机制
1.班子成员与部门(子公司)之间
当上级领导下派任务给岗位交叉下属涉及到其他平级部门时,应事先与同级部门领导达成一致意见后方可下派任务,否则由此产生的后果或导致的工作混乱由相关指派任务的部门(子公司)负责人或领导承担全部责任。
2.部门(子公司)与部门(子公司)之间
(1)当需要由两个或多个平行职能部门(子公司)共同协作完成某项工作时,上级领导可指派其中一名部门(子公司)负责人为主负责将工作分配给相应职能部门(子公司)负责人,再由两个或多个部门(子公司)负责人自行协商各自应当承担的工作部分与工作量,主要负责人负责各部门(子公司)之间的协调合作,尽量发挥各部门(子公司)的优势,不应由上级领导直接指派分配给不同部门(子公司),上级领导只需要责成主要负责人即可,否则由此导致的工作指责混乱应由上级领导承担责任。如集团会议由综合管理部负责通知参会人员,具体涉及业务的部门(子公司)负责准备会议材料、做好会场布置、会议记录等。
(2)涉及到人员调度的情况,需借调人员时,由借调部门(子公司)负责人征询被借调人本人同意,再由借调部门集团分管领导征询被借调部门(子公司)负责人、集团分管领导意见,形成意见签审单后报集团董事长、总经理审批。
3.集团与外部单位之间
涉及公司整体形象或声誉的文本、宣传材料、会议材料、汇报材料等,应有各相关部门(子公司)负责人的签字,所有签字责任人都负有相应的责任。出现问题时,直接经办人负主要责任,其他所有相关签字部门(子公司)负责人负连带责任和领导责任。如由集团名义向外发的公文,由各部门(子公司)负责起草,再由集团综合管理部统一走集团内部发文程序,如需征求意见,由各部门(子公司)负责,且文件印发好后,外部程序由各部门(子公司)负责跟进。
