关于印发《安义县审计局档案管理制度》的
通知
各内设股室、经责审计事务中心:
《安义县审计局档案管理制度》经局党组2022年第八次会议审议通过,现印发给你们,请认真遵照执行。
安义县审计局
2022年5月9日
安义县审计局档案管理制度
为了加强我局的档案管理工作,充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国审计法》和《中华人民共和国档案法》,结合我局日常工作的具体情况,特制定本制度。
一、档案的定义
本制度中所称档案,是指审计机关在日常工作中行政运行、经济运行、审计监督或审计调查活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
二、档案管理机构
档案工作根据局内部事务分工开展,办公室、财务和业务部门负责各自档案收集、分类和归档,自觉接受上级审计机关和同级档案行政管理部门的指导和监督。
三、工作职责
办公室档案管理人员的职责:
(一)认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等档案工作的法律、法规,建立健全档案管理制度。
(二)根据单位不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用和归档。
(三)负责单位在行政运行过程中文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作。
(四)归档案卷做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要,并编制检索工具。
(五)做好日常借阅管理工作,借阅档案必须详细登记,对造成破损、缺少、不按时归还者严格按规定处罚,并尽力弥补。
(六)参与承办各类档案的鉴定、销毁工作。
(七)对所管理档案的丢失、损坏、泄密负责。
(八)每年底对档案室所存档案集中系统整理、盘存一次,发现丢失档案,及时报告。
(九)借阅和复印办公室档案,一般限定自己负责的领域工作档案。非涉密档案借阅和复印应由分管领导同意,涉密档案借阅应由分管领导同意、经单位主要领导批准。
审计业务档案管理人员的职责:
(一)认真贯彻执行国家关于审计档案管理工作的法规,依法建立本机关的审计档案管理工作规章、制度。
(二)组织、指导和监督各业务股室,审计文件材料的立卷和归档工作。
(三)按照国家有关规定,做好审计档案的收集、整理、保管、利用、编研、统计工作,为审计工作服务;定期对本局审计档案进行鉴定,如期向办公室移交应由局统一保管的审计档案。
(四)审计档案的建立实行谁审计谁立卷、审结卷成、定期归档的责任制度;采取按职能分类、按项目立卷、按年度排列的立卷方法。
(五)应当归入审计档案的文件材料是:
1.审计通知书、审计意见书、审计决定、审计建议书、移送处理书等审计公文;
2.审计证据、审计工作底稿、审计报告及审计报告征求意见书;
3.审计工作方案,审定审计报告的会议纪要、检查审计结果执行情况的记录等文件材料;
4.有关审计项目的请示、报告、批复、批示、问函、复函等文件材料;
5.与具体审计项目有关的群众来信、来访记录等举报材料;
6.其它应归入审计档案的文件材料。
(六)不归入审计档案的文件材料是:
1.与具体审计项目无关的行政文书及审计综合管理文书;
2.未用作审计依据,或未经核实的证明性材料;
3.审计所依据的法规,政策文件中的无条款及其他参考材料;
4.未经领导审签的文电草稿;
5.其他不应归入审计档案的文件材料。
(七)审计文件材料按项目立卷,一个审计项目可立一个卷或几个卷,一般不得将几个审计项目的文件材料合并为一个卷。跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷。
(八)审计案卷的文件材料一般应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料三个单元为序进行排列。结论性文件材料,采用逆审计程序并结合文件材料的重要程序的方法进行排列;证明性文件材料,按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序,对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列;立项性文件材料,按文件材料形成的时间顺序,并结合文件材料的重要程度进行排列。
(九)审计案卷内每份或每组文件之间的排列规则是:
1.正件在前,修改稿在后;
2.定稿在前,修改稿在后;
3.批复在前,请示在后;
4.批示在前,报告在后;
5.重要文件在前,次要文件在后;
6.汇总性文件在前,原始性文件在后。
(十)审计项目一经实施,立卷责任人即应及时收集本项目的文件材料。审计终结时,立卷责任人应对本审计项目形成的全部文件材料进行整理、鉴别和取舍,并按立卷的方法和规则进行组卷,经审计组组长复查后,依照有关规定进行案卷的编目和装订。
(十一)审计文件材料的归档,应坚持以审计项目案卷为单位进行交接,归档时间不得迟于该审计项目结束后的2个月。
(十二)审计档案的保管期限应当按照项目审计案卷的保存价值确定,分为永久、长期(16年至50年)和短期(15年及其以下)三种,并按各保存期限分别按规定进行处置。
(十三)借阅审计档案,一般应当限定在局内。凡需将审计档案借出局或要求出具审计档案证明的,应由分管领导或具体负责同志提请,本机关主要领导审批。
四、档案管理
(一)档案管理员接收档案资料后,应按照项目分类进行保管,按档案编号顺序规则存放,做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化,以利于档案的保管和使用。
(二)档案存档分类主要以单位、项目、资料类型等建立档案盒/档案柜,在档案盒/档案柜上贴上资料明细表,且在档案柜上标注单位/项目名称和柜号,并在电脑上做好台账登记(表格/文档),保证能从目录汇总或电脑系统中以编号、关键词、日期等方面检索、查询到所需文件。
(三)档案管理员应至少每季度一次对档案保管状况进行检查,切实做好档案“八防”(防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫)工作,确保档案的完整和安全。如发现问题应及时报告部门领导,并采取补救措施,减少档案的损失。
(四)档案管理必须遵循保密制度,档案室或档案柜的钥匙必须由专人保管,档案室非档案管理员不得入内,档案室内禁止吸烟,禁止拍照和摄像留存。
五、档案利用
(一)单位职工因工作需要,可以借阅与其工作有关的档案资料。
(二)档案管理员对档案借阅进行登记。借阅人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失,否则追究借阅人的责任,构成犯罪的依法追究法律责任。
(三)档案应按期归还,归还时档案管理人员要对档案进行清点和检查,包括档案的件数、页数,档案原件完整,无损坏、无涂改等,并在登记簿注明。如发现遗失或损坏,应及时报告部门领导。档案到期仍需继续使用的,借阅人需在到期前办理续借手续。
(四)外单位借阅档案,应持有单位介绍信,经分管领导或者单位主要领导审核批准后方可调阅。
(五)档案在外借期间,档案管理员必须保留一份复印件存档,以便其他工作人员的查阅。
六、财务档案按照会计法及相关政策要求由财务人员负责管理,分管财务领导具体负责,遇到重要情况向主要领导报告。
七、本制度发文之日起执行。
